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障害者枠で事務職を目指している方の中には、Excelの関数がどこまで必要か分からない、未経験で覚えきれるか不安、効率的な学習方法を知りたいと、こうした切実な悩みを抱えている方は少なくありません。
Excel関数は事務職の業務効率に直結する重要なスキルで、適切な習得範囲と学習方法で未経験から事務職に就くことが可能です。
ここでは、事務職で使われるExcel関数の実態、レベル別の必要範囲、業界・職種別の傾向、習得の順序、学習方法、応募時のコツ、入社後の対応、利用できる支援について解説していきます。
事務職で使われるExcel関数の実態
事務職で使われるExcel関数は、業務内容、企業、業界によって大きく異なります。
一般事務、経理事務、人事事務、営業事務、データ入力事務など、職種ごとに必要なレベルが異なります。
中小企業の一般事務では、基本的な関数だけで対応できることが多いものです。
大手企業、金融、IT業界では、より高度な関数、データ分析スキルが求められます。
VBA、マクロまで求められるのは、専門的な事務職、データアナリスト系の業務です。
事務職未経験で応募する場合、基本的な関数の習得で十分応募可能です。
入社後の業務で、必要な関数を段階的に習得していくことが、一般的です。
応募時には、基本操作、簡単な関数の使用経験を、アピールします。
MOSなどの資格があれば、客観的な証明となります。
レベル別の必要範囲1 基本レベル
レベル別の必要範囲を、見ていきましょう。
基本レベルが、事務職の最低限の必要範囲です。
四則演算(+、-、*、/)、SUM、AVERAGE、COUNT、COUNTA、MAX、MIN、ROUND、ROUNDUP、ROUNDDOWN、IFなどです。
これらの関数は、ほぼすべての事務職で使われます。
未経験の方が、最初に習得すべき関数です。
レベル別の必要範囲2 中級レベル
中級レベルも、多くの事務職で使われます。
VLOOKUP、HLOOKUP、IFERROR、SUMIF、SUMIFS、COUNTIF、COUNTIFS、AVERAGEIF、AVERAGEIFS、CONCATENATE(または&)、LEFT、RIGHT、MID、LEN、TODAY、NOW、DATEDIFなどです。
データ集計、参照、文字列処理、日付処理の関数です。
中堅以上の企業、または専門的な事務職で求められます。
レベル別の必要範囲3 上級レベル
上級レベルは、専門的な事務職、データ分析業務で必要です。
INDEX/MATCH、XLOOKUP、INDIRECT、OFFSET、ARRAY関数、SUMPRODUCT、配列数式、ピボットテーブル、Power Query、Power Pivotなどです。
大手企業、金融、コンサル、IT業界の専門事務職で求められます。
レベル別の必要範囲4 VBA・マクロ
VBA、マクロは、最も高度なレベルです。
繰り返し業務の自動化、複雑な処理の自動化に使います。
専門的な事務職、データアナリスト系の業務で求められます。
事務職未経験の応募では、基本求められません。
レベル別の必要範囲5 グラフ・ピボットテーブル
グラフ、ピボットテーブルも、よく使われる機能です。
データの可視化、集計、分析に使います。
中級レベルとして、習得が望ましい機能です。
レベル別の必要範囲6 入力規則・条件付き書式
入力規則、条件付き書式も、業務効率化に役立ちます。
データ入力のミス防止、データの視覚的な強調などに使います。
レベル別の必要範囲7 ショートカットキー
ショートカットキーの活用も、業務効率に直結します。
Ctrl+C(コピー)、Ctrl+V(貼り付け)、Ctrl+Z(元に戻す)、F4(直前操作の繰り返し)などです。
業界・職種別の傾向1 一般事務
業界、職種別の傾向を、見ていきましょう。
一般事務の場合、基本レベルの関数で対応できることが多いものです。
書類作成、データ入力、メール、電話対応などが、主な業務です。
SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUP程度の関数が、使えれば十分です。
業界・職種別の傾向2 経理事務
経理事務の場合、中級レベルの関数が必要です。
請求書、見積書、経費精算、月次決算などで、SUM、SUMIF、SUMIFS、VLOOKUP、ROUND、DATEDIFなどを使います。
会計ソフトとの併用が、一般的です。
業界・職種別の傾向3 人事事務
人事事務の場合、中級レベルの関数が必要です。
給与計算、社会保険、勤怠管理などで、SUM、IF、VLOOKUP、DATEDIF、テキスト関数などを使います。
給与計算ソフトとの併用が、一般的です。
業界・職種別の傾向4 営業事務
営業事務の場合、中級レベルの関数が必要です。
売上集計、顧客管理、見積書作成などで、SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP、ピボットテーブルなどを使います。
業界・職種別の傾向5 データ入力事務
データ入力事務の場合、基本レベルで対応できることが多いものです。
正確なデータ入力、簡単な集計が、主な業務です。
タイピング速度の方が、重要視されます。
業界・職種別の傾向6 専門事務(金融・コンサル)
専門事務(金融、コンサル)の場合、上級レベルの関数、ピボットテーブル、Power Queryなどが必要です。
データ分析、レポート作成などが、業務に含まれます。
業界・職種別の傾向7 IT・Web業界の事務
IT、Web業界の事務職の場合、関数だけでなく、SQL、Google Sheets、Notionなどのツールも使うことがあります。
習得の順序1 基本操作
習得の順序を、見ていきましょう。
基本操作が、最初のステップです。
セルへの入力、編集、削除、コピー、貼り付け、書式設定などです。
マウス操作、キーボード操作の基本を、習得します。
習得の順序2 ショートカットキー
ショートカットキーの習得も、早い段階で進めます。
Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+Z、Ctrl+Y、Ctrl+S、F4などです。
業務効率に、直結します。
習得の順序3 基本関数
基本関数の習得を、進めます。
SUM、AVERAGE、COUNT、MAX、MIN、IFなどです。
簡単な計算、集計ができるようになります。
習得の順序4 セル参照
セル参照の理解も、重要です。
絶対参照($A$1)、相対参照(A1)、複合参照($A1、A$1)です。
数式のコピー、応用に必須の理解です。
習得の順序5 中級関数
中級関数の習得を、進めます。
VLOOKUP、IF、SUMIF、COUNTIF、CONCATENATE、LEFT、RIGHT、MID、DATEDIFなどです。
実務での、本格的な活用が可能になります。
習得の順序6 グラフ・ピボットテーブル
グラフ、ピボットテーブルの習得も、進めます。
データの可視化、集計、分析が、できるようになります。
習得の順序7 上級関数・応用
上級関数、応用は、業務での必要性に応じて習得します。
INDEX/MATCH、XLOOKUP、配列数式、Power Queryなどです。
学習方法1 オンライン学習プラットフォーム
学習方法を、見ていきましょう。
オンライン学習プラットフォームが、最も基本的な方法です。
Udemy、Schoo、Progate、ドットインストール、YouTubeのExcel講座などです。
体系的な学習が、可能です。
学習方法2 書籍
書籍での学習も、選択肢です。
Excel入門書、関数辞典、業務別Excel活用書などです。
書店、図書館、Amazonなどで、入手できます。
学習方法3 就労移行支援事業所
就労移行支援事業所での学習も、有力な選択肢です。
LITALICOワークス、ココルポート、ウェルビー、atGPジョブトレなどです。
Excel講座、PCスキル研修が、提供されています。
最大2年間、無料、または低価格で利用できます。
学習方法4 職業訓練
職業訓練も、選択肢です。
ハローワーク経由の公的職業訓練で、Excel、PCスキルを学べます。
訓練期間中、雇用保険、給付金が支給される場合があります。
学習方法5 民間スクール
民間スクールも、選択肢です。
ヒューマンアカデミー、KENスクール、パソコン教室アビバなどです。
費用はかかりますが、対面で集中的に学べます。
学習方法6 独学・実践
独学、実践での学習も、有効です。
家計簿、データ整理、自分のスケジュール管理などに、Excelを活用します。
実践的な経験を、積めます。
学習方法7 MOS取得
MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の取得を、目指します。
Excel スペシャリスト、Excel エキスパートなどです。
客観的な証明となり、転職活動でアピールできます。
おすすめの関数1 SUM
おすすめの関数を、見ていきましょう。
SUMが、最も基本的で重要な関数です。
合計を計算します。
=SUM(A1:A10)で、A1からA10までの合計です。
おすすめの関数2 AVERAGE
AVERAGEも、基本的で重要な関数です。
平均を計算します。
=AVERAGE(A1:A10)で、A1からA10までの平均です。
おすすめの関数3 IF
IFは、条件分岐の関数です。
=IF(A1>=80,”合格”,”不合格”)で、A1が80以上なら「合格」、未満なら「不合格」を表示します。
業務での判定処理に、不可欠です。
おすすめの関数4 VLOOKUP
VLOOKUPは、データ検索の関数です。
別の表から、特定の値を検索して、関連するデータを取得します。
業務でのデータ参照、リストの紐付けに、必須です。
おすすめの関数5 COUNTIF
COUNTIFは、条件付きカウントの関数です。
=COUNTIF(A1:A10,”>=80″)で、A1からA10で80以上の数をカウントします。
データ分析、集計に、必須です。
おすすめの関数6 SUMIF
SUMIFは、条件付き合計の関数です。
=SUMIF(A1:A10,”>=80″,B1:B10)で、A列が80以上の行のB列の合計を計算します。
データ分析、集計に、必須です。
おすすめの関数7 CONCATENATE(または&)
CONCATENATE(または&)は、文字列の結合関数です。
=A1&” “&B1で、A1とB1を空白で結合します。
文字列処理に、便利です。
おすすめの関数8 TODAY・NOW
TODAY、NOWは、日付・時刻の関数です。
=TODAY()で、本日の日付を表示します。
日付管理、年齢計算などに、使います。
応募時のコツ1 自分のレベルを正確に把握
応募時のコツを、見ていきましょう。
自分のレベルを正確に把握することが、最も大切です。
過剰なアピールは、入社後のミスマッチにつながります。
率直に、現在のレベルを伝えます。
応募時のコツ2 学ぶ姿勢
学ぶ姿勢を、強調します。
現在のレベルが低くても、業務で必要な関数を学ぶ意欲を、示します。
過去の自己学習の実績も、伝えます。
応募時のコツ3 MOS資格
MOS資格の取得を、進めます。
MOS Excel スペシャリスト、Excel エキスパートで、客観的な証明となります。
応募書類、面接でアピールできます。
応募時のコツ4 業務での活用経験
業務での活用経験を、伝えます。
過去の業務、就労移行支援事業所、ボランティアなどでのExcel活用経験を、具体的に伝えます。
応募時のコツ5 業務との関連
業務との関連を、強調します。
応募先の業務で求められるExcelスキルを、企業研究、求人票で確認します。
自分のスキルとの一致を、アピールします。
応募時のコツ6 入社後の学習計画
入社後の学習計画を、伝えます。
入社後、業務で必要な関数を学ぶ計画を、具体的に示します。
応募時のコツ7 PCスキル全般
PCスキル全般も、合わせてアピールします。
Word、Excel、PowerPoint、メール、ブラウザ、タイピング速度などです。
入社後の対応1 業務での実践
入社後の対応を、考えていきましょう。
業務での実践が、最も効果的な学習方法です。
実際の業務で関数を使うことで、習得が早くなります。
入社後の対応2 上司・同僚への質問
上司、同僚への質問も、活用します。
業務での関数の使い方を、率直に質問します。
学ぶ姿勢が、評価されます。
入社後の対応3 業務マニュアルの確認
業務マニュアルの確認も、進めます。
業務で使う関数、操作の手順を、マニュアルで確認します。
入社後の対応4 オンライン学習の継続
オンライン学習の継続も、大切です。
業務時間外に、不明な関数、新しい関数を学びます。
入社後の対応5 業務の自動化
業務の自動化も、視野に入れます。
繰り返し業務を、関数、マクロで自動化することで、業務効率が上がります。
入社後の対応6 体調管理
体調管理を、徹底します。
新しいスキルの習得は、ストレスとなる場合があります。
無理せず、段階的に進めます。
入社後の対応7 サポートネットワーク
サポートネットワークを、保ちます。
主治医、家族、自助グループ、ナカポツとのつながりを、続けます。
注意点1 完璧を求めない
注意点を、整理しておきましょう。
完璧を求めないことが、大切です。
すべての関数を、入社前に習得する必要はありません。
業務で必要な関数を、段階的に習得します。
注意点2 過剰なアピールを避ける
過剰なアピールを、避けます。
実際のレベルより高くアピールすると、入社後にミスマッチが起きます。
率直に、伝えます。
注意点3 業務との関連
業務との関連を、重視します。
応募先の業務で求められるレベルを、把握します。
過剰なスキルは、必要ありません。
注意点4 主治医との連携
主治医との連携を、続けます。
スキルアップのストレス、不安を、主治医と共有します。
注意点5 体調を最優先
体調を、最優先します。
学習のために、体調を犠牲にしないようにします。
注意点6 サポート機関の活用
サポート機関の活用を、続けます。
就労移行支援事業所、職業訓練、エージェントなどです。
注意点7 長期視点
長期視点を、持ちます。
入社後も、スキルアップを続けます。
3年、5年、10年で、専門性を深めます。
利用できる支援機関
主治医、カウンセラーは、最も重要な相談相手です。
就労移行支援事業所(LITALICOワークス、ココルポート、ウェルビー、atGPジョブトレなど)は、PCスキル、Excel習得への最も有効な支援機関です。
最大2年間、Excel講座、PCスキル研修、職場体験を、無料、または低価格で利用できます。
ハローワークの専門援助部門は、無料の就労相談窓口です。
職業訓練、Excelスキル習得の支援も、紹介してもらえます。
地域障害者職業センターでは、職業評価や職業準備支援を受けられます。
PCスキルの評価、トレーニングも、提供される場合があります。
複数の障害者専門エージェントへの登録も、効果的です。
DODAチャレンジ、アットジーピー、エージェントサーナ、ランスタッドチャレンジド、LITALICOキャリア、マイナビパートナーズ紹介、障害者雇用バンク、かべなし求人ナビなどに登録できます。
求人ごとに求められるExcelスキルの情報を、得られます。
ハイクラス向けエージェント(JACリクルートメント、ビズリーチなど)、業界特化型エージェント(レバテック、Geekly、ワークポートなど)も、選択肢です。
オンライン学習プラットフォーム(Udemy、Schoo、Progate、ドットインストールなど)で、自分のペースでExcelを学べます。
YouTubeでも、無料のExcel講座が多数提供されています。
書籍、書店、図書館も、活用できます。
民間スクール(ヒューマンアカデミー、KENスクール、パソコン教室アビバなど)も、選択肢です。
MOS試験(Excel スペシャリスト、エキスパート)の受験も、客観的な証明として有効です。
障害者就業生活支援センター(ナカポツ)は、就労と生活の両面で長期的な支援を提供します。
精神保健福祉センターでは、無料で心の相談を受けられます。
社会保険労務士は、雇用契約や合理的配慮の専門家です。
ファイナンシャルプランナーは、家計と生活設計の専門家です。
法テラスは、無料の法律相談ができる公的機関です。
オンラインの自助グループ、当事者コミュニティへの参加も、心の支えになります。
Excelスキルを習得して事務職に就いた先輩の体験談を、聞けることがあります。
家族や信頼できる人にも、相談します。
24時間対応の電話相談窓口も、頼れる存在です。
よりそいホットライン0120-279-338、いのちの電話、いのちSOS 0120-061-338などが、無料で利用できます。
これらの支援機関を活用しながら、Excel関数を段階的に習得して事務職への転職を成功させていきましょう。
まとめ
事務職で使われるExcel関数は業務内容・企業・業界によって大きく異なり、中小企業の一般事務では基本的な関数で対応可能、大手企業・金融・IT業界ではより高度な関数・データ分析スキルが求められ、事務職未経験で応募する場合は基本的な関数の習得で十分応募可能です。
レベル別の必要範囲(基本:SUM/AVERAGE/COUNT/IF、中級:VLOOKUP/SUMIF/CONCATENATE/DATEDIF、上級:INDEX-MATCH/XLOOKUP/配列数式、VBA・マクロ、グラフ・ピボットテーブル、入力規則・条件付き書式、ショートカットキー)、業界・職種別の傾向、習得の順序(基本操作、ショートカット、基本関数、セル参照、中級関数、グラフ・ピボットテーブル、上級関数)を意識します。
学習方法(オンライン学習プラットフォーム、書籍、就労移行支援事業所、職業訓練、民間スクール、独学・実践、MOS取得)、おすすめの関数(SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUP、COUNTIF、SUMIF、CONCATENATE、TODAY・NOW)、応募時のコツ、入社後の対応、注意点を意識しながら、就労移行支援事業所、ハローワーク、職業訓練、地域障害者職業センター、エージェント、オンライン学習、ナカポツ、自助グループなどを活用してExcel関数を段階的に習得して事務職への転職を成功させていきましょう。