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内定通知書、いわゆる雇用条件通知書、労働条件通知書は、入社後の業務、給与、勤務時間、合理的配慮を、書面で明確にする重要な文書です。
「内定通知書で、何を確認すべきか」
「合理的配慮の明記を、どう求めればいいか」
「明記がない場合、どう対応すべきか」
「書面合意の重要性は、なぜ高いか」
と気になる方は多いものです。
内定通知書での合理的配慮の明記は、入社後の長期就労、上司の異動への対応、人事の変更への対応など、様々な状況での配慮の継続性を、確保する重要な手段です。
口頭での約束だけに頼ると、後のトラブルにつながるリスクがあります。
本記事では、内定通知書の基本、確認すべき項目、戦略について整理します。
内定通知書の基本
内定通知書の基本を整理します。
内定通知書、いわゆる雇用条件通知書、労働条件通知書は、企業が労働基準法に基づき、求職者、または採用者に対して、業務内容、勤務時間、給与、勤務地などの労働条件を、書面で明確に伝える文書です。
労働基準法第15条で、企業は労働条件を書面で明示する義務があります。
書面、または電子メール、PDF、書面化された電子文書での交付が、認められています。
内定通知書には、業務内容、勤務時間、給与、賞与、退職金、福利厚生、社会保険、休暇制度、勤務地などが、記載されます。
合理的配慮の明記は、労働基準法では義務付けられていませんが、障害者雇用での合理的配慮の継続性を確保するため、明記を求めることが、重要です。
内定通知書で確認すべき項目
内定通知書で確認すべき項目を整理します。
項目1、業務内容、業務範囲。
「具体的にどんな業務を担当するか」「業務範囲、責任の範囲はどこまでか」を、明確に確認します。
項目2、勤務時間、休憩時間、勤務形態。
「始業、終業時間」「フレックスタイム制、リモートワーク、ハイブリッドワークの有無」「休憩時間の取得方法」を、確認します。
項目3、給与、賞与、各種手当、退職金。
「月給、年収」「ボーナス、年2回、または年3回」「住宅手当、家族手当、通勤手当、各種手当」「退職金、企業年金、確定拠出年金」を、確認します。
項目4、勤務地。
「勤務地、いわゆるオフィスの所在地」「転勤の有無」「リモートワーク可能な場合の在宅勤務の比率」を、確認します。
項目5、社会保険、雇用保険、健康保険、厚生年金。
「加入条件、保険料の負担割合」を、確認します。
項目6、休暇制度。
「有給休暇の付与日数」「特別休暇、療養休暇」「夏季休暇、年末年始休暇」を、確認します。
項目7、雇用形態、雇用期間。
「正社員、契約社員、無期雇用、有期雇用」「試用期間の有無、期間」「契約更新の条件」を、確認します。
項目8、合理的配慮の明記。
これが、特に重要な項目です。
「業務指示の文書化」「業務量の調整」「フレックスタイム制」「リモートワーク」「通院のための休暇」「業務環境の整備」など、具体的な配慮を、明記します。
項目9、定着支援、ジョブコーチ、産業医、保健師の体制。
「定期面談の頻度」「合理的配慮の見直しのタイミング」「ジョブコーチ、産業医、保健師との連携」を、確認します。
項目10、評価制度、給与アップ、キャリアアップ。
「評価基準」「給与アップの仕組み」「キャリアアップの道筋」を、確認します。
合理的配慮の明記の重要性
合理的配慮の明記の重要性を整理します。
重要性1、配慮の継続性の確保。
書面で明記された合理的配慮は、上司の異動、人事の変更、組織の再編などがあっても、継続される根拠となります。
口頭での約束は、人事の変更で、忘れられる、または無視される可能性があります。
重要性2、トラブル時の証拠。
合理的配慮が提供されない、または変更される場合、書面合意が、トラブル解決の証拠となります。
重要性3、新しい上司、同僚への説明。
書面で明記された配慮は、新しい上司、同僚に、配慮の根拠として、提示できます。
重要性4、本人の心理的な安定。
書面合意により、「配慮が確実に提供される」という安心感が得られ、業務への集中、長期就労につながります。
重要性5、企業側の意識の明確化。
書面で合意することで、企業側も、合理的配慮の提供への意識が、明確になります。
重要性6、法的な根拠。
書面合意は、労働契約の一部として、法的な根拠となります。
合理的配慮の不提供は、障害者差別解消法に違反する可能性があります。
明記すべき合理的配慮の具体例
明記すべき合理的配慮の具体例を整理します。
具体例1、業務指示の文書化。
「業務指示は、メール、チャット、ドキュメント、Slack、Microsoft Teamsなどの文字で行う」「口頭指示の場合、後で書面で確認できる」と、明記します。
具体例2、業務量の調整。
「業務量の調整を、定期的に行う」「業務の優先順位を明確化する」「過剰な業務量を、強要しない」と、明記します。
具体例3、勤務時間の柔軟性。
「フレックスタイム制の活用」「通院日の半休、有給取得の柔軟性」「悪天候時、または体調不良時の在宅勤務」を、明記します。
具体例4、リモートワーク、在宅勤務。
「フルリモート」「ハイブリッドワーク、いわゆる週1日から2日出社」「業務用パソコン、Wi-Fi、椅子、デスクの提供」「光熱費、通信費の補助」を、明記します。
具体例5、業務環境の整備。
「個室、または防音ブースの提供」「静かな業務環境の確保」「ノイズキャンセリングヘッドホン、イヤープラグの使用許可」を、明記します。
具体例6、通院のための休暇、療養休暇。
「月1回、または2か月に1回の通院日の半休」「療養休暇、休職制度の活用」を、明記します。
具体例7、業務外の社内行事への配慮。
「業務外の社内行事、いわゆる歓迎会、忘年会、新年会、飲み会への参加を、強要しない」と、明記します。
具体例8、定期面談、合理的配慮の見直し。
「月1回、または2か月に1回の定期面談」「合理的配慮の見直しの機会」「ジョブコーチ、産業医、保健師との連携」を、明記します。
具体例9、業務マニュアル、チェックリストの提供。
「業務マニュアル、チェックリスト、業務手順書の整備、提供」を、明記します。
具体例10、ハラスメント、無理解への組織的対応。
「ハラスメント、無理解な言動への組織的対応」「人事、産業医、ジョブコーチを通じた相談窓口」を、明記します。
内定通知書での合理的配慮の明記を求める交渉
内定通知書での合理的配慮の明記を求める交渉を整理します。
交渉1、内定の段階で、明記を求める。
内定通知書を受け取る前、または受け取った直後に、「合理的配慮の明記をお願いしたい」と、率直に伝えます。
交渉2、自己紹介シート、トリセツを、活用する。
事前に作成した自己紹介シート、トリセツに記載した配慮を、内定通知書、または別紙、合意書として、明記してもらいます。
交渉3、主治医の意見書、診断書を、活用する。
「医学的な必要性に基づく合理的配慮」として、明記してもらいます。
交渉4、別紙、または合意書として、整備する。
雇用条件通知書、内定通知書とは別に、「合理的配慮の合意書」として、別の書面で整備する選択もあります。
両者が、署名、または捺印することで、書面合意の効力を持ちます。
交渉5、エージェントを通じて、交渉する。
dodaチャレンジ、アットジーピー、サーナ、ランスタッドチャレンジド、LITALICOワークス、Manaby Worksなどのエージェントを通じて、企業との交渉を進めます。
エージェントは、書面合意の交渉に、慣れています。
交渉6、ジョブコーチ、地域障害者職業センターのサポートを、活用する。
専門家のサポートを受けながら、書面合意を進めます。
明記がない場合の対応
明記がない場合の対応を整理します。
対応1、明記を、改めて求める。
「合理的配慮の明記をお願いしたい」と、企業に改めて求めます。
口頭でも書面でも、明記を求める意思表示を、繰り返します。
対応2、口頭での合意も、書面で記録する。
口頭で合意した内容を、メール、または文書で、企業に確認の連絡をします。
「○○について、合意した内容を、念のため文書で確認させてください」と、伝えます。
これにより、書面の証拠を、残せます。
対応3、別紙、または自己作成の合意書を、用意する。
合理的配慮の内容を、自分で文書化し、企業の人事、または上司に、署名、捺印を求めます。
対応4、入社後の見直しを、合意する。
「入社後、改めて合理的配慮の合意書を整備する」と、合意します。
「定期面談で、合理的配慮を見直す」と、合意します。
対応5、明記が困難な場合、内定辞退も視野に入れる。
「合理的配慮の明記を求めても、応じない企業」は、入社後の長期就労、配慮の継続性に、不安があります。
内定辞退も、視野に入れた判断が、必要です。
まとめ
内定通知書での障害配慮の明記の確認は、入社後の長期就労、合理的配慮の継続性、トラブル時の証拠、新しい上司、同僚への説明、本人の心理的安定、企業側の意識の明確化、法的な根拠など、多くの重要性があります。
内定通知書で確認すべき項目として、業務内容、業務範囲、勤務時間、勤務形態、給与、賞与、各種手当、退職金、勤務地、社会保険、休暇制度、雇用形態、雇用期間、合理的配慮の明記、定着支援、評価制度、給与アップ、キャリアアップなどがあります。
明記すべき合理的配慮の具体例として、業務指示の文書化、業務量の調整、勤務時間の柔軟性、リモートワーク、業務環境の整備、通院のための休暇、業務外の社内行事への配慮、定期面談、業務マニュアル、ハラスメント、無理解への組織的対応などがあります。
内定通知書での合理的配慮の明記を求める交渉として、内定の段階での明記の要求、自己紹介シート、トリセツの活用、主治医の意見書、別紙、合意書としての整備、エージェントを通じた交渉、ジョブコーチ、地域障害者職業センターのサポートなどがあります。
明記がない場合の対応として、改めての要求、口頭合意の書面記録、別紙、自己作成の合意書、入社後の見直しの合意、内定辞退も視野に入れた判断などがあります。
dodaチャレンジ、アットジーピー、サーナ、ランスタッドチャレンジド、LITALICOワークス、Manaby Worksなどの障害者専門エージェント、ハローワーク、地域障害者職業センター、就労移行支援事業所、ジョブコーチ、社会保険労務士、弁護士、法テラスなどのサポートを、組み合わせて活用します。
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