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ASD、ADHD、聴覚障害などの方の中には、口頭の業務指示が理解しにくい、テキスト化して欲しい、どう依頼すればいいか分からないと、こうした切実な悩みを抱えている方は少なくありません。 指示書のテキスト化は重要な合理的配慮で、適切な依頼方法で業務遂行の品質を高めながら長期勤続を実現することが可能です。 ここでは、指示書テキスト化の必要性、対象となる障害特性、テキスト化の形式、依頼のテンプレート、応募時の伝え方、入社後の活用、利用できる支援について解説していきます。
指示書テキスト化の必要性
業務指示の方法は、業務遂行の品質を大きく左右します。
口頭での指示は、健常者には自然な方法ですが、特定の障害特性のある方には理解しにくい場合があります。
聞き逃し、聞き間違い、複数指示の優先順位の混乱、後からの確認困難などの問題が起きます。
テキスト化された指示は、確認しながら業務を進められます。
メール、チャット、書面、業務管理ツール上の記載などです。
これにより、ミスの削減、業務効率の向上、業務品質の安定が実現します。
企業側のメリットも大きく、業務の標準化、引き継ぎの容易さ、ミス削減によるコスト削減につながります。
合理的配慮として、適切に依頼することで実現可能です。
対象となる障害特性1 ASD
対象となる障害特性を、見ていきましょう。
ASD(自閉症スペクトラム障害)が、最も典型的です。
口頭指示の理解に時間がかかる、複数指示の整理が難しい、抽象的な指示の解釈が困難などの特性があります。
書面での指示なら、自分のペースで理解できます。
対象となる障害特性2 ADHD
ADHD(注意欠如・多動性障害)も、対象です。
口頭指示の途中で注意がそれる、後から指示を忘れる、複数指示の優先順位が混乱するなどの特性があります。
テキスト化された指示は、後から確認できる利点があります。
対象となる障害特性3 学習障害
学習障害(LD)も、対象です。
特に、聴覚情報処理障害のある方には、口頭指示が困難です。
ディスレクシア(読字障害)の方は、テキスト化された指示でも工夫が必要です。
対象となる障害特性4 聴覚障害
聴覚障害のある方も、対象です。
口頭指示の聞き取りが、物理的に困難です。
テキスト化された指示が、業務遂行の基盤となります。
対象となる障害特性5 精神障害
精神障害のある方も、対象です。
うつ病、不安障害、双極性障害などで、集中力の低下がある場合、口頭指示の理解が困難です。
体調により、理解度が変動するため、テキスト化された指示が安心感を与えます。
対象となる障害特性6 高次脳機能障害
高次脳機能障害のある方も、対象です。
注意機能、記憶機能、遂行機能などの障害で、口頭指示の処理が困難な場合があります。
対象となる障害特性7 知的障害
知的障害のある方も、対象となる場合があります。
指示の理解レベルに応じた、シンプルな文章でのテキスト化が有効です。
イラスト、写真などの視覚情報の併用も、効果的です。
テキスト化の形式1 メール
テキスト化の形式を、見ていきましょう。
メールが、最も基本的な形式です。
業務指示の詳細を、メールで送信します。
後から検索、確認できる利点があります。
テキスト化の形式2 チャット
チャットツールも、有効です。
Slack、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKSなどです。
リアルタイムでの指示、確認が可能です。
履歴が残るため、後から確認できます。
テキスト化の形式3 業務管理ツール
業務管理ツールも、選択肢です。
Asana、Trello、Backlog、Notionなどです。
業務、タスク単位で、指示を管理できます。
テキスト化の形式4 書面
書面での指示も、選択肢です。
紙の書類、印刷された資料などです。
正式な業務指示として、活用できます。
テキスト化の形式5 マニュアル
マニュアルの整備も、有効です。
定型業務の手順を、マニュアル化します。
何度も繰り返す業務は、マニュアルで対応できます。
テキスト化の形式6 ホワイトボード
ホワイトボード、ボードへの記載も、選択肢です。
会議、打ち合わせの場で、指示をボードに記載します。
写真で記録することで、後から確認できます。
テキスト化の形式7 ボイスメッセージの文字起こし
ボイスメッセージの文字起こしも、選択肢です。
口頭で説明した内容を、音声認識ソフトで文字起こしします。
近年、AIによる音声認識の精度が向上しており、活用が広がっています。
依頼のテンプレート1 配慮事項としての記載
依頼のテンプレートを、見ていきましょう。
配慮事項としての記載例文です。
合理的配慮として、以下の依頼をお願いしたいです。
業務指示の書面化、テキスト化への配慮を、希望します。
私はASDの特性があり、口頭での指示よりも、書面、メール、チャットでの指示の方が、確実に業務を遂行できます。
口頭の指示も、可能であれば、後でメール、チャットで補足していただけますと、確実に業務に取り組めます。
複数の指示を、優先順位とともに書面、テキストでいただけると、漏れなく確実に対応できます。
主治医からの意見書も、根拠資料として活用してください。
依頼のテンプレート2 具体的な依頼内容
具体的な依頼内容の例文です。
業務指示のテキスト化について、以下の対応を希望します。
1.業務指示は、メール、チャット、または書面でいただけると確実に対応できます。
2.口頭での指示の場合、可能であれば後ほどメール、チャットで内容を確認させていただけますと、漏れなく業務遂行できます。
3.複数の指示を同時に受ける場合、優先順位、期限を、書面、テキストで明示していただけますと、確実に対応できます。
4.急な業務変更の場合、変更内容を書面、メール、チャットでいただけますと、対応しやすくなります。
5.定型業務の手順を、マニュアル化していただけますと、業務品質の向上に役立ちます。
依頼のテンプレート3 上司への直接の依頼
上司への直接の依頼の例文です。
業務指示の方法について、ご相談したいことがあります。
私は、口頭での指示よりも、書面、メール、チャットでの指示の方が、確実に業務を遂行できる特性があります。
業務指示を、可能な限りメール、チャットでいただけますでしょうか。
口頭での指示の場合は、後ほど簡単なメモでも結構ですので、書面、メール、チャットで補足していただけますと、確実に業務に取り組めます。
この配慮があることで、業務品質の向上、ミスの削減につながり、結果的にチーム全体の業務効率向上にも貢献できると考えています。
ご検討いただけますと幸いです。
依頼のテンプレート4 業務開始時の依頼
業務開始時の依頼の例文です。
入社後の業務開始にあたり、業務指示の方法についてご相談させてください。
私は障害特性として、口頭よりも書面、メール、チャットでの指示の方が確実に理解できます。
最初の業務指示の段階から、メール、チャットでの指示をいただけますでしょうか。
複数の業務がある場合、優先順位、期限を明示していただけますと、混乱なく対応できます。
業務に慣れてきたら、徐々に運用を調整していくことも可能です。
主治医からの意見書も、ご参考にしていただけますと幸いです。
依頼のテンプレート5 業務マニュアルの依頼
業務マニュアルの依頼の例文です。
定型業務の品質向上のため、業務マニュアルの整備を提案させていただきたいです。
繰り返し行う業務、手順が明確な業務については、マニュアル化することで以下のメリットがあります。
1.業務品質の標準化 2.新人の業務習得の効率化 3.業務の引き継ぎの容易化 4.ミスの削減
私自身、マニュアルがあることで業務を確実に遂行できますし、マニュアル作成にも貢献させていただきたいと考えています。
ご検討いただけますと幸いです。
応募時の伝え方1 自分のトリセツへの記載
応募時の伝え方を、考えていきましょう。
自分のトリセツへの記載が、最も基本的な伝え方です。
業務指示のテキスト化の必要性、希望する対応方法を、自分のトリセツに記載します。
応募書類に添付できます。
応募時の伝え方2 履歴書・職務経歴書
履歴書、職務経歴書にも、簡潔に記載できます。
詳細は別紙、または面接で説明する旨を、書きます。
応募時の伝え方3 面接での説明
面接での説明も、進めます。
簡潔に、必要な配慮を、口頭で説明します。
ポジティブな表現で、伝えます。
口頭ではなくテキストで指示をいただけると、確実に業務遂行できますなど、配慮の効果を強調します。
応募時の伝え方4 業務効率への貢献
業務効率への貢献を、強調します。
テキスト化の指示は、本人だけでなく、業務全体の効率化、品質向上につながることを伝えます。
企業にとってもメリットがあることを、示します。
応募時の伝え方5 業務環境の確認
業務環境の確認も、行います。
応募企業の業務指示の方法(口頭中心か、メール・チャット中心か)を、確認します。
自分に合った業務環境かを、判断します。
応募時の伝え方6 入社前面談
入社前面談で、配慮の詳細を詰めます。
具体的な指示方法、調整可能な範囲を、入社前に確認します。
応募時の伝え方7 主治医の意見書
主治医の意見書を、面接時に提示します。
医学的な根拠を、第三者の視点で示します。
入社後の活用1 関係者への共有
入社後の活用を、考えていきましょう。
関係者への共有が、最初のステップです。
直属の上司、人事、産業医、業務に関わる同僚などに、業務指示のテキスト化の必要性を共有します。
理解を、求めます。
入社後の活用2 業務指示の運用
業務指示の運用を、確立します。
メール、チャット、業務管理ツールなど、テキスト化のツールを決めます。
業務の流れに、組み込みます。
入社後の活用3 自分でのメモ
自分でのメモも、活用します。
口頭で指示を受けた場合、自分でメモを取り、後から書面化、メールで確認します。
確認のメッセージを送ることで、認識の齟齬を防げます。
入社後の活用4 業務マニュアルの整備
業務マニュアルの整備にも、貢献します。
自分の業務をマニュアル化することで、自分自身の業務品質も向上します。
組織全体への貢献にもなります。
入社後の活用5 定期的な見直し
定期的な見直しも、大切です。
業務の変化、関係者の変更に応じて、運用を見直します。
定期面談で、配慮内容を確認します。
入社後の活用6 体調管理
体調管理を、徹底します。
主治医、カウンセラーとの通院、服薬を、確実に継続します。
入社後の活用7 サポート機関の活用
サポート機関の活用を、続けます。
主治医、地域障害者職業センターのジョブコーチ、ナカポツなどです。
社外のサポートが、長期勤続の基盤です。
テキスト化が難しい場合の代替策1 メモを取る習慣
テキスト化が難しい場合の代替策を、考えていきましょう。
メモを取る習慣が、基本的な代替策です。
口頭指示を、自分でメモします。
スマートフォン、タブレット、ノートなど、自分が使いやすい方法でメモします。
テキスト化が難しい場合の代替策2 ボイスレコーダー
ボイスレコーダーの活用も、選択肢です。
口頭指示を、録音します。
ただし、企業の許可が必要な場合があります。
テキスト化が難しい場合の代替策3 確認メッセージの送信
確認メッセージの送信も、有効です。
口頭で指示を受けた後、内容をメール、チャットで確認します。
書面に残ることで、後の確認に役立ちます。
テキスト化が難しい場合の代替策4 音声認識アプリ
音声認識アプリの活用も、選択肢です。
スマートフォン、PCの音声認識機能で、口頭指示を文字起こしします。
近年、AIの精度向上で、実用的なツールとなっています。
テキスト化が難しい場合の代替策5 ジョブコーチの活用
ジョブコーチの活用も、有効です。
地域障害者職業センターのジョブコーチが、企業との調整を仲介してくれます。
業務指示の運用についても、相談できます。
テキスト化が難しい場合の代替策6 リモートワーク
リモートワークも、選択肢です。
リモートワークでは、自然とテキスト化されたコミュニケーションが中心となります。
口頭指示の問題が、解消される場合があります。
利用できる支援機関
主治医、カウンセラーは、最も重要な相談相手です。 医学的な意見書の作成を、依頼できます。
複数の障害者専門エージェントへの登録が、効果的です。 DODAチャレンジ、アットジーピー、エージェントサーナ、ランスタッドチャレンジド、LITALICOキャリア、マイナビパートナーズ紹介などです。 配慮事項の伝え方の指導も、受けられます。
ハローワークの専門援助部門は、無料の就労相談窓口です。
地域障害者職業センターでは、職業評価、職業準備支援、ジョブコーチ支援を受けられます。 ジョブコーチが、業務指示の運用について企業と調整してくれます。
就労移行支援事業所(LITALICOワークス、ココルポート、ウェルビー、atGPジョブトレなど)では、就労準備のサポートが受けられます。
障害者就業生活支援センター(ナカポツ)は、就労と生活の両面で長期的な支援を提供します。
精神保健福祉センターでは、無料で心の相談を受けられます。
産業医、産業カウンセラーは、入社後の社内サポートです。
社内の障害者職業生活相談員も、活用できます。
社会保険労務士は、雇用契約や合理的配慮の専門家です。
労働局、労働基準監督署は、合理的配慮の不提供への相談窓口です。
法テラスは、無料の法律相談ができる公的機関です。
オンラインの自助グループ、当事者コミュニティへの参加も、心の支えになります。 業務指示のテキスト化の経験を持つ仲間からの情報も、貴重です。
家族や信頼できる人にも、相談します。
24時間対応の電話相談窓口も、頼れる存在です。 よりそいホットライン0120-279-338、いのちの電話、いのちSOS 0120-061-338などが、無料で利用できます。
これらの支援機関を活用しながら、業務指示のテキスト化で確実な業務遂行を実現していきましょう。
まとめ
業務指示のテキスト化は、ASD・ADHD・聴覚障害など口頭指示が難しい方にとって重要な合理的配慮です。メール・チャット・業務管理ツールなど自分の職場環境に合った形式を選びましょう。
応募時は面接や入社前面談で希望を伝え、主治医の意見書も活用してください。入社後は運用を早めに確立し、定期的に見直すことが大切です。テキスト化が難しい場合は、ボイスレコーダーや音声認識アプリなど代替策も検討しましょう。
主治医・支援機関・ジョブコーチと連携しながら、確実な業務遂行を実現していきましょう。