ADHDがある方が事務職のマルチタスクに限界を感じた時の対処法

注意欠如多動症(ADHD)がある方が事務職で働く中で、複数の業務を同時に進めるマルチタスクに限界を感じ、ミスの増加、強い疲労感、自己肯定感の低下に悩む方が少なくない現実があります。

ワーキングメモリの弱さや注意の切り替えの難しさという特性により、マルチタスクが極めて困難となるため、自分の特性を理解した上で対処法や働き方の見直しを進めることで、無理のない働き方への道筋が見えてきます。

この記事ではADHDがある方が事務職のマルチタスクに限界を感じた時の対処法を解説します。

マルチタスクが困難となる特性の理解

マルチタスクが困難となる特性の理解を、まず正確に把握しておきましょう。

ADHDがある方が事務職のマルチタスクで困難を感じる背景には、複数の特性が関係しています。

最も大きな要因は、ワーキングメモリの弱さです。

ワーキングメモリは、短期間の情報を保持しながら別の作業を行う脳の機能です。

ADHDがある方は、このワーキングメモリの容量が定型発達の方より小さいため、複数の情報を同時に保持することが極めて難しい傾向があります。

電話を取りながらメモを取る、上司からの指示を聞きながら別の業務を続ける、複数の顧客の要望を覚えながら対応するなどの場面で、情報が抜け落ちてしまう問題が起こります。

二つ目の要因は、注意の切り替えの難しさです。

一つの作業から別の作業に切り替える際、ADHDの方は時間がかかり、切り替え時にエネルギーを消耗します。

事務職では、頻繁に業務が中断され、優先順位が変わることが多いため、注意の切り替えのコストが大きな負担となります。

三つ目の要因は、過集中と注意散漫の波です。

興味のある業務に過集中している時、別の業務が呼びかけられても気づかない、または気づいても切り替えられないことがあります。

逆に興味のない業務では、集中力が極端に低下し、ささいな刺激で注意が逸れてしまいます。

四つ目の要因は、優先順位の判断の難しさです。

複数の業務を抱えた時、どれから始めれば良いか、どの順序で進めれば効率的かの判断が困難となります。

優先順位の判断ができないまま、目の前の業務に手を出してしまい、より重要な業務が後回しになることがあります。

五つ目の要因は、時間感覚の弱さです。

業務にどのくらいの時間がかかるかの見積もりが正確にできず、複数の業務のスケジュール管理が難しくなります。

締切に間に合わない、思ったより時間がかかってしまうなどの問題が頻繁に起こります。

六つ目の要因は、衝動性です。

メールが届くとすぐに対応したくなる、思いついたことをすぐに行いたくなる、新しい依頼があるとそちらに飛びついてしまうなど、衝動的に業務を切り替えてしまう傾向があります。

これにより、当初の業務が完了しないまま、複数の未完了の業務が積み重なります。

七つ目の要因は、整理整頓の苦手さです。

机の上、デスクトップ、ファイル、メールの整理が苦手なため、必要な情報がすぐに見つからず、業務の効率が下がります。

複数の業務を抱えるほど、必要な書類やデータが見つからないリスクが高まります。

これらの特性は、本人の努力不足やわがままではありません。

脳の機能の違いに由来する特性であり、自分を責めるのではなく、特性に応じた対処を進めることが大切です。

主治医、カウンセラー、相談支援専門員などの専門家のサポートを受けながら、自分の特性を客観的に理解することが推奨されます。

業務効率を上げる具体的な工夫

業務効率を上げる具体的な工夫を、見ていきましょう。

最初に取り組むべきは、業務の可視化と一元管理です。

抱えている業務をすべて書き出し、一覧で管理することで、頭の中の混乱を整理できます。

紙のメモ、ノート、付箋、ホワイトボード、スマートフォンのアプリなど、自分が使いやすい方法を選びます。

主要なタスク管理アプリとして、トレロ、アサナ、トゥドゥイスト、グーグルキープ、ノーション、マイクロソフトトゥドゥ、エニードゥなどがあります。

これらのアプリで、業務の進捗、優先順位、締切などを可視化できます。

トレロは、カンバン方式で業務を管理できる代表的なツールで、視覚的な管理が得意なADHDの方に向いている傾向があります。

ノーションは、データベース、メモ、タスク管理、カレンダーなどを統合的に管理できる多機能ツールで、複雑な業務の整理に役立ちます。

二つ目の工夫は、優先順位の明確化です。

業務の優先順位を、緊急度と重要度で分類することが推奨されます。

緊急かつ重要、緊急ではないが重要、緊急だが重要ではない、緊急でも重要でもないという四つのカテゴリーに分類します。

緊急かつ重要な業務から優先的に取り組むことで、本当に大切な業務を後回しにすることを防げます。

優先順位の判断が難しい場合は、上司や同僚に確認することも有効です。

すべての業務を自分で判断しようとせず、判断を委ねることでエネルギーを節約できます。

三つ目の工夫は、シングルタスクへの切り替えです。

マルチタスクが苦手な特性を受け入れて、一度に一つの業務に集中するシングルタスクのスタイルを確立します。

業務を切り替える際に、現在の業務を中断するか、完了させてから次の業務に移るかを意識的に判断します。

中断する場合は、どこまで進んだか、次に何をすべきかを必ずメモに残します。

これにより、再開時に混乱せずに業務を続けられます。

四つ目の工夫は、タイマーの活用です。

業務に時間制限を設けることで、集中力の維持と時間感覚の補完ができます。

主要なタイマーアプリとして、ポモドーロタイマー、フォレスト、フォーカストゥデイ、トマトタイマー、ベアフォーカスなどがあります。

ポモドーロテクニックは、25分集中して5分休憩というサイクルを繰り返す時間管理術です。

ADHDの方の集中力の持続時間と相性が良く、業務効率を高める効果が期待できます。

長時間の業務でも、25分単位に区切ることで取り組みやすくなります。

五つ目の工夫は、業務の標準化とテンプレート化です。

繰り返し行う業務は、手順書、チェックリスト、テンプレートを作成しておきます。

毎回ゼロから考える必要がなくなり、業務効率が大幅に向上します。

メールのテンプレート、報告書のひな型、データ入力の手順書、定例業務のチェックリストなどを整備します。

主要なテンプレート管理ツールとして、グーグルドキュメント、ワード、ノーション、エバーノートなどがあります。

六つ目の工夫は、通知の管理です。

メール、チャット、スマートフォン、SNSなどの通知は、注意の散漫を引き起こす大きな要因です。

業務中は通知をオフにする、特定の時間帯だけ通知を受ける、優先度の高い通知だけを受けるなどの設定をします。

スマートフォンの集中モード、おやすみモード、フォーカスモードなどを活用することで、業務時間中の集中力を高められます。

七つ目の工夫は、整理整頓のシステム化です。

机の上、デスクトップ、ファイル、メールの整理を、自分なりのシステムで管理します。

「処理中」「保留」「完了」などのフォルダ分け、色分け、ラベル付けなどを活用することで、必要な情報がすぐに見つかります。

主要なファイル管理ツールとして、グーグルドライブ、ドロップボックス、ワンドライブ、エバーノートなどがあります。

メール管理ツールとして、Gメール、アウトルック、サンダーバードなどがあり、それぞれにフィルター、ラベル、振り分けルールを設定できます。

職場での働き方の調整

職場での働き方の調整を、見ていきましょう。

最も基本的な調整は、上司や同僚への特性の開示です。

すべての特性を最初から伝える必要はありませんが、業務に影響する範囲については、適切に伝えておくことが推奨されます。

伝え方の例として、複数の業務を同時に進めることが苦手なので、業務は一つずつ依頼していただけると助かります。

電話を取りながら別の業務を続けることが難しいので、電話対応の時間と書類作成の時間を分けて進めていただけるとありがたいですなどと、具体的に伝えます。

合理的配慮の依頼として、上司や人事担当者に伝えることもできます。

障害者差別解消法に基づき、職場では合理的配慮の提供が求められています。

ただし配慮の依頼には、医師の診断書、障害者手帳などが必要となる場合もあります。

精神障害者保健福祉手帳を所持している場合、より配慮を依頼しやすい状況となります。

業務範囲の見直しも、選択肢の一つです。

現在の業務範囲が広すぎてマルチタスクが必要となっている場合、業務範囲を絞り込むことで負担を軽減できる可能性があります。

上司に相談して、業務範囲の調整、業務の分担の見直し、苦手な業務の担当変更などを依頼します。

業務の見直しは、本人だけでなく、職場全体の効率にもプラスとなることがあります。

得意な業務に集中することで、生産性が向上し、職場全体の業績にも貢献できます。

勤務時間の柔軟化も、相談できる選択肢です。

フレックスタイム制、時差出勤、短時間勤務などの仕組みを活用することで、自分のペースで働ける環境を作れます。

集中力の高い時間帯に業務を集中させる、疲れやすい時間帯に休憩を取るなどの工夫ができます。

リモートワークの活用も、有効な選択肢です。

自宅で働くことにより、職場の刺激や雑音から離れて、自分のペースで業務を進められます。

ただしリモートワークでは、自己管理がより重要となるため、自分の集中環境を整える工夫が必要です。

リモートワークが認められない職場でも、特性を理由とした合理的配慮としてリモートワークを依頼できる場合があります。

休憩の取り方の工夫も、業務効率に影響します。

長時間の連続した業務は、集中力の低下とミスの増加につながります。

短時間の休憩を頻繁に取ることで、集中力を維持できます。

休憩中は、業務とは関係のない活動をすることが推奨されます。

立ち上がる、外の空気を吸う、軽いストレッチ、水を飲む、好きな音楽を聞くなど、リフレッシュできる活動を取り入れます。

職場の物理的な環境の調整も、効果的です。

集中できる席の確保、騒音対策、視覚的な刺激の軽減などにより、業務効率を高められます。

ノイズキャンセリングイヤホン、耳栓、パーティション、デスクライト、ブルーライト軽減眼鏡などの活用が選択肢となります。

主要なノイズキャンセリングイヤホンとして、エアポッズプロ、ソニーのワイヤレスイヤホン、ボーズの製品、ジェイビーエルの製品などがあります。

服薬治療を受けている方は、服薬のタイミングと業務の予定を合わせる工夫もできます。

ADHDの治療薬として、コンサータ、ストラテラ、インチュニブ、ビバンセなどがあります。

これらの薬の効果が現れる時間帯に、重要な業務を集中させることで、特性の影響を軽減できます。

主治医との相談を通じて、自分の業務スタイルに合った服薬のタイミングを見つけられます。

転職や働き方の見直しの選択肢

転職や働き方の見直しの選択肢を、見ていきましょう。

現在の事務職でのマルチタスクが極めて困難で、複数の対処法を試しても改善が難しい場合、転職や働き方の見直しを検討することが現実的な選択肢となります。

第一の選択肢は、事務職の中でも特性に合った職場への転職です。

事務職の中でも、業務内容と職場環境により、マルチタスクの負担は大きく異なります。

データ入力、書類整理、簡単な経理業務など、シングルタスクで進められる業務が中心の事務職を選ぶことで、マルチタスクの負担を軽減できます。

少人数のオフィス、ベンチャー企業、IT企業など、業務の進め方が柔軟な職場の方が、ADHDの方には向いている傾向があります。

第二の選択肢は、事務以外の職種への転換です。

ADHDの特性を活かせる職種として、営業、企画、クリエイティブ、IT、研究、教育などがあります。

これらの分野では、ADHDの方の創造性、行動力、社交性、興味の深さなどを活かせる可能性があります。

営業職については、ADHDの方が成果を出しやすい職種として知られています。

新規開拓営業、無形商材を扱う営業、個人を相手にする営業などが、特に向いている傾向があります。

クリエイティブな職種として、ライティング、デザイン、イラスト制作、動画編集、写真撮影、音楽制作などがあります。

主要なクラウドソーシングサービスとして、ランサーズ、クラウドワークス、ココナラ、ビズシークなどがあります。

IT関連の職種として、プログラミング、ウェブ開発、データ分析、デジタルマーケティングなどがあります。

主要なIT学習プラットフォームとして、ユーデミー、プロゲート、ドットインストール、シラバス、ジェイユニットなどがあります。

第三の選択肢は、障害者雇用枠への転換です。

一般雇用枠での就労が困難な場合、障害者雇用枠での就労を検討することができます。

障害者雇用枠では、特性に応じた配慮を受けながら働けるため、無理のない働き方が可能となります。

主要な障害者雇用の転職エージェントとして、ディーディーケアレント、アットジーピー、ウェブサーナ、アビリティスタッフィング、パーソルダイバース、リクルートエージェントの障害者雇用、マイナビパートナーズなどがあります。

これらのエージェントは、企業との交渉、給与条件の調整、面接対策、職場定着のサポートなどを担当してくれます。

障害者雇用枠での就労には、原則として障害者手帳が必要となります。

精神障害者保健福祉手帳の取得を検討することが、選択肢の一つとなります。

第四の選択肢は、就労移行支援事業所での訓練です。

就労移行支援事業所では、最大2年間の就労準備支援を受けられます。

職業適性の評価、強みと弱みの分析、苦手な業務への対処法の習得、自分に合った職種の探索などを進められます。

主要な就労移行支援事業所として、LITALICOワークス、ココルポート、ウェルビー、ミラトレ、atGPジョブトレなどがあります。

特にatGPジョブトレやLITALICOワークスでは、IT、ウェブデザイン、プログラミング、経理などの専門スキルに特化したコースを提供しています。

利用料は、世帯所得に応じて設定されており、低所得世帯は無料で利用できます。

第五の選択肢は、フリーランスや自営業への転身です。

特定のスキルを活かして、フリーランスや自営業として独立する選択もあります。

自分のペースで働ける、興味のある業務に集中できる、苦手な業務を最小限に抑えられるなどのメリットがあります。

ただしフリーランスには、収入の不安定さ、社会保険の自己負担、確定申告などの課題もあります。

慎重な判断と準備が必要となります。

第六の選択肢は、副業や複業の活用です。

本業を続けながら、副業や複業を始めることで、新しい働き方を試すことができます。

副業で成功を収めれば、本業からの移行を進められる可能性もあります。

主要な副業として、ライティング、コンサルティング、講師、コーチング、アフィリエイト、YouTube、SNS発信などがあります。

転職や働き方の見直しを進める際は、専門家のサポートを受けることが推奨されます。

主治医、カウンセラー、相談支援専門員、ハローワークの専門援助部門、地域障害者職業センター、就労移行支援事業所などの専門家との相談を通じて、自分にとって最適な選択肢を見つけられます。

[公式] 障害者の就職・転職なら【dodaチャレンジ】で非公開求人を見る（無料）

長期的な視点での生活設計と専門家のサポート

長期的な視点での生活設計と専門家のサポートを、見ていきましょう。

働き方の見直しは、長期的な生活設計の一部として考えることが大切です。

第一に取り組むべきは、家計の長期的な設計です。

現在の収入、支出、貯蓄、保険、将来の必要資金などを総合的に把握し、長期的な家計設計を進めます。

家計簿アプリで、毎月の収入と支出を可視化することから始めます。

主要な家計簿アプリとして、マネーフォワード、ザイム、家計簿マネー、おカネレコ、マネーツリーなどがあります。

クレジットカードや銀行口座と連携することで、手入力の手間を省きながら正確な記録ができます。

固定費の見直しも、家計改善の即効性のある方法です。

スマートフォン料金、光熱費、不要なサブスクリプションサービスの整理により、月数千円から1万円の節約が可能です。

主要な格安SIMとして、楽天モバイル、アハモ、ポヴォ、ラインモ、IIJmio、マイネオなどがあります。

楽天でんき、auでんき、ENEOSでんき、東京ガスのずっとも電気などの新電力サービスを比較することで、自分に合ったプランが見つかります。

ファイナンシャルプランナーへの相談を通じて、長期的な家計設計を進められます。

ほけんの窓口、保険見直し本舗、保険クリニックなどの保険代理店では、無料でファイナンシャルプランナーに相談できます。

独立系のファイナンシャルプランナーは、特定の金融機関に偏らない中立的なアドバイスを提供してくれます。

第二に取り組むべきは、社会保障の活用です。

精神障害者保健福祉手帳の取得、自立支援医療制度の活用、障害年金の申請などの公的支援を漏れなく活用することで、生活基盤を強化できます。

社会保険労務士のサポートを受けながら、申請手続きを進めることが推奨されます。

特に障害年金の申請は複雑なため、専門の社会保険労務士のサポートが極めて有効です。

第三に取り組むべきは、将来への備えです。

つみたてNISAやiDeCoなどの税制優遇制度を活用することで、少額からの長期投資により資産を増やせます。

つみたてNISAは、年間120万円までの積立投資が可能で、運用益が非課税となります。

iDeCoは、掛金が全額所得控除となるため、節税効果が極めて高い特徴があります。

主要な証券会社として、SBI証券、楽天証券、マネックス証券、松井証券などがあり、ネット証券では手数料が無料または極めて低額に設定されています。

月5000円から1万円の少額からでも、長期的に続けることで資産を作れます。

保険の見直しも、長期的な備えの一部です。

医療保険、就業不能保険、生命保険などを、自分の状況に合わせて見直します。

ADHDの方は、引受基準緩和型保険、無告知型保険、各種共済などの選択肢を活用することで、保険加入の可能性を広げられます。

主要な引受基準緩和型保険として、オリックス生命のキュアサポートプラス、メットライフ生命の終身医療保険シンプルエス、朝日生命のスマイルセブン、SOMPOひまわり生命の健康のお守りSなどがあります。

主要な共済として、ぜんち共済、JLSAあんしん総合補償制度、都道府県民共済、CO・OP共済などがあります。

第四に取り組むべきは、心身の健康維持です。

定期的な通院、カウンセリング、規則正しい生活、適度な運動、十分な睡眠などを通じて、心身の健康を維持します。

長期的に働き続けるための土台として、健康管理は何よりも優先される要素です。

主治医、カウンセラー、相談支援専門員などの専門家との関係を継続的に維持することで、必要な時にすぐにサポートを受けられる体制を作れます。

主要なカウンセリングサービスとして、対面のカウンセリング、ココナラのカウンセリング、ベターヘルプ、メンクリ、ウチカラのカウンセリングなどのオンラインカウンセリングがあります。

第五に取り組むべきは、社会的なつながりの維持です。

家族、友人、自助グループ、当事者会、オンラインコミュニティなどとのつながりを大切にします。

主要なADHDの当事者会として、おとなのADHD当事者会、発達障害者ピアサポートグループ、各地のADHD家族会などがあります。

X(旧Twitter)、Facebook、LINEオープンチャット、Discordなどのオンラインコミュニティでも、ADHDの当事者が活発に交流しています。

同じ立場の方々との出会いを通じて、実践的な情報を得られ、心の支えとなる人間関係を築けます。

弁護士や司法書士は、職場でのハラスメント、不当解雇、契約トラブルなどの法律問題で活用できます。

法テラスを活用すれば、初期費用なしで弁護士に相談できます。

経済的に困窮している方を対象とした民事法律扶助制度を活用すれば、月々5000円から1万円程度の少額分割で立替金を返済できます。

主治医、カウンセラー、相談支援専門員、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー、税理士、弁護士、ほけんの窓口、保険見直し本舗、保険クリニック、法テラス、精神保健福祉センター、発達障害者支援センター、社会福祉協議会の自立相談支援機関、ハローワーク、地域障害者職業センター、LITALICOワークスやatGPジョブトレなどの就労移行支援事業所、ディーディーケアレントやアットジーピーやウェブサーナやアビリティスタッフィングやパーソルダイバースなどの障害者雇用エージェントなどの専門家と組織のサポートを継続的に活用しながら、自分らしい長期的なキャリアと生活を築いていきます。

まとめ

ADHDがある方が事務職のマルチタスクに限界を感じる背景にはワーキングメモリの弱さ、注意の切り替えの難しさ、過集中と注意散漫の波、優先順位の判断の難しさ、時間感覚の弱さ、衝動性、整理整頓の苦手さなどの特性があり、本人の努力不足ではなく脳の機能の違いに由来する特性として理解することが大切です。

業務効率を上げる工夫としてトレロやアサナやトゥドゥイストやノーションなどのタスク管理アプリでの業務の可視化、優先順位の明確化、シングルタスクへの切り替え、ポモドーロタイマーやフォレストやフォーカストゥデイなどのタイマーアプリの活用、業務の標準化、通知の管理、整理整頓のシステム化、コンサータやストラテラやインチュニブやビバンセなどの服薬治療があり、職場での働き方の調整として上司への特性の開示、合理的配慮の依頼、業務範囲の見直し、勤務時間の柔軟化、リモートワーク、エアポッズプロやソニーやボーズなどのノイズキャンセリングイヤホンなどの活用ができます。

転職や働き方の見直しの選択肢として事務職の中での特性に合った職場、営業やクリエイティブやIT関連などの職種への転換、ディーディーケアレントやアットジーピーやウェブサーナやアビリティスタッフィングやパーソルダイバースなどの障害者雇用エージェント、LITALICOワークスやココルポートやウェルビーやミラトレやatGPジョブトレなどの就労移行支援事業所、フリーランスや自営業、副業や複業があり、ランサーズやクラウドワークスやココナラなどのクラウドソーシング、主治医、カウンセラー、相談支援専門員、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー、税理士、弁護士、ほけんの窓口、保険見直し本舗、保険クリニック、法テラス、精神保健福祉センター、発達障害者支援センター、社会福祉協議会の自立相談支援機関、ハローワーク、地域障害者職業センターなどの専門家と組織のサポートを継続的に活用しながら、自分らしい長期的なキャリアと生活を築いていきましょう。