障害者転職で面接日程を変更したい時の伝え方｜メール例文と注意点

障害者転職の面接日が決まった後に、通院、体調の変化、支援機関の予定、移動上の事情などで、日程変更が必要になることがあります。「変更をお願いすると印象が悪くなるのではないか」と不安になるかもしれませんが、無理をして当日に連絡が取れなくなるより、必要と分かった時点で早めに相談することが大切です。

面接日程の変更は、事情を詳しく説明することよりも、採用担当者が調整しやすい情報を簡潔に伝えることがポイントです。この記事では、障害者転職で面接日程を変更したい時の連絡方法、メールと電話の使い分け、理由を伝える範囲、すぐ使える例文を解説します。

面接日程の変更が必要になったら早めに連絡する

日程変更の必要性に気づいたら、まず面接案内に書かれた連絡先と連絡方法を確認します。そのうえで、できるだけ早く採用担当者へ連絡しましょう。面接の前日までであれば、メールで事情と候補日時を伝え、必要に応じて電話を併用する方法があります。当日の変更や、開始時刻が迫っている場合は、メールだけに頼らず、案内に記載された電話番号へ連絡できるか確認することが大切です。

採用選考の段階では、障害特性に応じて必要な配慮を本人から申し出る仕組みが案内されています。面接に関わる事情や連絡方法に配慮が必要な場合も、無理をせず事前に相談することが基本です。[1]

変更を伝える時に押さえたい5つのポイント

面接日程の変更連絡では、長い説明よりも、要点を順番に伝えると分かりやすくなります。採用担当者の手間を減らすために、次の五つを入れましょう。

連絡先のメールに返信する場合は、件名を変えずに返信すると、採用担当者が応募情報を確認しやすくなります。新規メールにする場合は、件名に「〇月〇日 面接日程変更のお願い／氏名」のように、用件と氏名を入れましょう。

メールと電話の使い分け

面接まで時間がある場合は、記録が残り、候補日時を見比べやすいメールが向いています。文字で情報を整理して伝えるほうが安心できる場合や、電話でのやりとりが難しい場合にも、メールを基本にできます。

一方、面接当日や直前に変更が必要になった場合は、相手がメールを確認する前に準備や移動を始めている可能性があります。電話連絡が可能なら、まず電話で要点を伝え、その後にメールで候補日時や連絡内容を残すと行き違いを防ぎやすくなります。電話が難しい事情がある場合は、あらかじめメールでの連絡希望を伝えておく、支援者に連絡方法を相談するなど、無理のない方法を準備しておきましょう。

面接日程変更をお願いするメール例文

理由は必要な範囲にとどめ、候補日は実際に参加できる日時だけを提示します。以下は、通院や体調上の都合で面接日程を変更したい場合の例です。

件名：Re: 〇月〇日 面接のご案内（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇です。

大変恐縮ですが、当日に外せない通院予定が入ったため、面接日程を変更していただくことは可能でしょうか。ご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

下記の日程でしたら、面接に伺うことが可能です。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
・〇月〇日（〇）〇時から〇時

上記以外でも可能な限り調整いたします。ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名
電話番号
メールアドレス

体調の理由を詳しく伝えたくない場合は、「体調上の都合により」「やむを得ない事情により」と表現しても構いません。会社が面接の調整に必要とする情報と、自分が共有したい情報は分けて考えましょう。

体調・通院など事情をどこまで伝えるか

面接日程の変更では、診断名、治療内容、服薬内容などを詳細に伝える必要はありません。まずは、変更が必要な事実と、いつなら参加できるかを伝えることを優先しましょう。採用選考では、仕事内容や職場での配慮に関係する事項を、本人の同意を得ながら確認していくことが望ましいとされています。[1]

たとえば、通院のために定期的に勤務時間の調整が必要になる可能性があり、採用後の働き方に関わる場合は、面接や内定後の面談で相談することを検討できます。ただし、日程変更のメールで一度にすべてを伝える必要はありません。自分が伝える目的を整理し、必要に応じて就労支援機関の担当者と相談しましょう。

連絡に不安がある時は支援者と準備する

メールの文章をまとめることや電話でのやりとりに不安がある場合は、連絡する前に支援機関の担当者へ相談する方法があります。伝える内容を一緒に整理したり、メール文を確認したりしておくと、必要以上に事情を書きすぎず、落ち着いて連絡しやすくなります。

ただし、企業との面接は応募者本人の選考です。支援者に連絡や同席を依頼する場合も、本人が何を伝えてほしいか、どこまで情報を共有してよいかを事前に決めておきましょう。連絡後には、送信したメール、変更後の日程、企業からの回答を本人も確認できる形で残しておくことが大切です。

日程変更後に確認したいこと

再調整の連絡を受け取ったら、日時だけでなく、面接方法、会場、持ち物、緊急時の連絡先をもう一度確認します。対面面接なら、会場までの経路や受付場所も確認しておくと安心です。オンライン面接であれば、URL、接続方法、当日の連絡手段を控えておきましょう。

再度の変更が起きないよう、確定した日時はカレンダー、手帳、スマートフォンなど、自分が確認しやすい場所へ記録します。通院や支援機関の予定がある場合は、面接候補日を出す前に予定表を見直すことも大切です。

まとめ

障害者転職で面接日程の変更が必要になった時は、無理をせず、分かった時点で早めに企業へ連絡しましょう。氏名と面接日時、変更のお願い、必要な範囲の理由、複数の候補日時を簡潔に伝えると、採用担当者も調整しやすくなります。

事情を詳しく説明しすぎる必要はありません。自分に合う連絡方法を選び、再調整後は面接日時と当日の流れを改めて確認して、落ち着いて面接に臨んでください。

参考情報

1. JEED「3．募集活動・社内支援の準備 （2）採用選考（面接）」
2. JEED「精神障害者の事務職における合理的配慮事例」