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障がいがあって職場での報告連絡相談が苦手で「報連相がうまくできなくて職場での評価が下がっている」「アプリやツールを活用して報連相を効率化する方法を知りたい」という方はいらっしゃいませんか。
報連相への困難は障がいの特性によって生じることがありますがデジタルツールを活用することで改善できることがあります。本記事では障がい者が職場での報連相をアプリで効率化するための具体的な方法をわかりやすく解説します。
報連相が苦手になりやすい障がいの特性
報連相への困難が生じやすい主な障がいの特性があります。
ASDのある方はいつ何を誰に報告すべきかという判断が難しいことがあります。業務の重要度の判断、適切なタイミングの見極め、伝えるべき情報の選択など暗黙のルールに基づいた報連相の実践が困難となることがあります。
ADHDのある方はワーキングメモリの弱さから報告すべき内容を忘れてしまったり報告のタイミングを逃してしまったりすることがあります。重要な情報を伝えることを後回しにしてしまうことで報連相が不十分になりやすいです。
社交不安障がいのある方は報告や相談のために上司や同僚に声をかけることへの強い不安から報連相を避けてしまいがちになることがあります。
うつ病や精神疾患のある方は意欲の低下や集中力の低下から報連相のための情報整理と発信が困難になることがあります。
報連相にアプリを活用することのメリット
報連相にデジタルアプリを活用することのメリットがあります。
口頭でのコミュニケーションへの不安を軽減できることが最大のメリットのひとつです。テキストベースのアプリを使った報連相では対面や電話での口頭コミュニケーションと比べて不安が少なく内容を整理してから送信できるというメリットがあります。
報告内容を記録として残せることも重要なメリットのひとつです。テキストやデジタルでの報連相は記録として残るため後から内容を確認できることに加えて報連相の漏れや誤解を防ぐ効果があります。
リマインダー機能を活用して報連相のタイミングを逃さないようにできることもメリットのひとつです。ADHDのある方など忘れやすい特性がある場合にリマインダー機能が報連相の抜け漏れを防ぐうえで非常に有効です。
自分のペースで内容を整理してから送信できることもメリットのひとつです。口頭での即座の返答が困難な特性のある方にとってテキストでの報連相は内容を十分に考えてから発信できるという利点があります。
報連相に活用できる主なアプリとツール
職場での報連相に活用できる主なアプリとツールがあります。
チャットツールとしてSlack、Microsoft Teams、ChatWorkなどのビジネスチャットアプリは職場でのテキストベースのコミュニケーションを効率化するためのツールです。これらのツールではチャンネルごとに話題を分けて管理できることや過去のやり取りを検索できることが特徴です。報告内容をテキストで整理して送信することで口頭での報告への不安を軽減することができます。
タスク管理アプリとしてTodoist、Notion、Trello、Asanaなどは業務の進捗状況を可視化して共有するためのツールです。自分の担当業務の進捗をリアルタイムで上司や同僚と共有することで口頭での進捗報告への負担を軽減することができます。
音声メモアプリとしてiPhoneのボイスメモやGoogleのレコーダーアプリは上司からの指示や打ち合わせの内容を音声で記録するためのツールです。口頭での指示を忘れてしまいやすいADHDのある方などに特に有効な方法のひとつです。
スケジュール管理アプリとしてGoogleカレンダー、Outlookカレンダーなどは報告や相談のタイミングをリマインダーとして設定するためのツールです。定期的な報告のタイミングをカレンダーに登録しておくことで報連相の機会を逃さないようにすることができます。
報告書テンプレートをNotionやGoogleドキュメントで作成しておくことも有効です。報告する際に何をどのような形式で伝えるかのテンプレートを事前に作成しておくことで毎回の報告の作成が効率化されます。
報連相テンプレートの活用
報連相の内容を効率的に整理するためのテンプレートを活用することが重要な対処法のひとつです。
業務報告のテンプレートとして現在の進捗状況、完了した作業、残っている作業、問題点または懸念事項、次のステップという5つの項目を固定のフォーマットとして使用することで毎回の報告内容の整理が効率化されます。
相談のテンプレートとして相談の背景、現在の状況、自分が考えている解決策、確認したい内容という形式を使用することで相談内容を論理的に整理して伝えやすくなります。
緊急報告のテンプレートとして何が起きているか、それによってどのような影響が生じているか、自分がとった行動、必要なサポートという形式を使用することで緊急時でも落ち着いて必要な情報を伝えることができます。
テンプレートをスマートフォンのメモアプリやノートアプリに保存しておくことでいつでも素早く活用することができます。
合理的配慮としてテキストでの報連相を求める
報連相の方法についての合理的配慮を職場に求めることができます。
口頭での報連相が障がいの特性により著しく困難であることを採用担当者や上司に伝えながらメールやチャットでの報連相を主な方法として認めてもらうことを合理的配慮として求めることができます。
指示内容を口頭だけでなく書面やメールでも共有してもらうことを求めることも重要な配慮のひとつです。指示をテキストで受け取ることができれば記憶の困難がある方でも後から確認することが可能になります。
定期的な進捗報告の機会を設けてもらうことを求めることも有効です。週1回や隔週での定期的な面談を設けてもらうことで不定期な報告の難しさを解消することができます。
就労移行支援事業所での報連相スキルの習得
就労移行支援事業所を活用して報連相のスキルを習得することが重要です。
就労移行支援事業所ではビジネスマナーの一環として報連相のスキルトレーニングを受けることができます。報告、連絡、相談それぞれの場面を想定したロールプレイを繰り返すことで実践的なスキルを身につけることができます。
デジタルツールを活用した報連相の方法についても事業所でのトレーニングを受けることができる場合があります。
アプリやツールの使い方を就職前に習得しておくことで就職後の業務でスムーズに活用することができます。
障がい者が職場での報連相をアプリで効率化するためにはSlackやTeamsなどのチャットツール、タスク管理アプリ、スケジュール管理アプリ、報告書テンプレートを組み合わせて活用することが重要です。テキストベースの報連相を合理的配慮として求めながら就労移行支援事業所でのトレーニングも活用して自分の特性に合った報連相の方法を確立していきましょう。
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