障がいがある方の報連相をツールで改善したい…特性に合ったツールの選び方と活用方法

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障がいがあって報告、連絡、相談が苦手で職場でのコミュニケーションに困っている、報連相に役立つツールを知りたい、障がいの特性に合った報連相の方法を工夫したいという方は多くいます。

この記事では障がいがある方の特性に合った報連相のツールと活用方法について解説します。

報連相の困難さは特性に合ったツールで改善できます

報連相への困難さは障がいの特性から生じていることが多くありますが特性に合ったツールの活用によって大幅に改善できることがあります。

報連相の困難さを一人で抱え込まずに職場と就労支援機関へのサポートを積極的に活用することが重要です。

障がいの特性別の報連相への困難さ

ASDの特性がある場合

何をどのタイミングで報告すべきかの判断への困難さとして業務上の報連相の基準が暗黙のルールとして存在することへの気づきが難しいことがあります。

言語化への困難さとして自分の状況や考えを適切な言葉で表現することへの困難さが生じることがあります。

口頭でのコミュニケーションへの苦手さとして対面や電話での口頭コミュニケーションより文字でのコミュニケーションが合いやすい場合があります。

ADHDの特性がある場合

報連相の忘れとして重要な報告や連絡をするべきことを忘れてしまうことがあります。

タイミングの困難さとして報連相のタイミングを見計らうことへの困難さが生じることがあります。

精神疾患がある場合

集中力の低下から報連相の内容をまとめることへの困難さが生じることがあります。

対人不安から上司や同僚への報連相に強い緊張が生じることがあります。

場面緘黙がある場合

特定の状況での発話への困難さから口頭での報連相が著しく困難になることがあります。

特性に合った報連相ツールの選び方

テキストコミュニケーションツール

口頭でのコミュニケーションより文字でのコミュニケーションが合いやすい場合はテキストベースのコミュニケーションツールが報連相の負担を大幅に軽減できることがあります。

チャットツールとしてSlack、Microsoft Teams、Chatwork等のビジネスチャットツールが業務上の報連相をテキストで行うための重要なツールのひとつです。

メールとして従来のメールが文書での記録を残しながら報連相を行う重要な方法のひとつです。

テキストコミュニケーションの強みとして送信前に内容を確認して修正できること、記録が残ること、相手の都合に関わらず送信できること等が挙げられます。

音声入力ツール

文字を入力することへの困難さがある場合や素早く報連相の内容を記録したい場合に音声入力ツールが有効な選択肢のひとつです。

スマートフォンやパソコンの音声入力機能を活用することで話した内容をテキストに変換して報連相の文書を作成することができます。

タスク管理と進捗報告ツール

業務の進捗報告に特化したタスク管理ツールの活用が報連相の定型化と効率化につながります。

Trello、Asana、NotionなどのタスクツールはAsanaとして業務のタスクの進捗状況を視覚的に管理して共有することができるツールのひとつです。

タスク管理ツールの活用によって口頭での進捗報告が不要になり文字と視覚的な形式での業務の共有が可能になります。

テンプレートの活用

報連相の内容をまとめることへの困難さがある場合はテンプレートを活用することで報連相の内容を整理しやすくなります。

日報テンプレートとして今日の業務内容、進捗状況、困っていること、明日の予定等の項目が記載されたテンプレートを活用することで毎日の報告を効率的に行うことができます。

テンプレートの活用によって何を報告すべきかの判断への困難さを軽減することができます。

リマインダーとアラームの活用

報連相を忘れやすい特性がある場合はリマインダーとアラームを活用することで報連相のタイミングを管理することができます。

スマートフォンのアラーム機能、カレンダーアプリのリマインダー機能等を活用して報連相のタイミングを事前に設定しておくことが重要です。

定時での進捗報告のリマインダーを設定しておくことで報告漏れを防ぐことができます。

報連相の内容をまとめるための工夫

5W1Hでの整理

報連相の内容を5W1Hで整理することで伝えるべき内容を明確にすることができます。

誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのようにという観点で報連相の内容を整理することが伝わりやすい報連相につながります。

結論から先に伝える

報連相では結論から先に伝えることが採用担当者や上司への伝わりやすさにつながります。

最初に結論を伝えてから理由と詳細を説明するという構成が口頭でもテキストでも有効な報連相の方法のひとつです。

短く簡潔にまとめる

報連相の内容を短く簡潔にまとめることが相手への伝わりやすさにつながります。

一つの報連相で伝える内容を一つのテーマに絞ることが重要です。

職場への報連相ツールの使用についての配慮の申請

報連相への困難さが障がいの特性によるものである場合は職場への配慮の申請が重要な選択肢のひとつです。

テキストでの報連相への切り替えとして口頭での報連相が困難な場合はテキストでの報連相への切り替えを合理的配慮として求めることができます。

チャットツールの導入として職場でのチャットツールの導入を求めることが選択肢のひとつです。

日報形式での定期報告として毎日の定時での日報形式での報告を業務上の報連相の代替として認めてもらうことを求めることができます。

報連相の基準の明確化として何をどのタイミングで報告すべきかの基準を明確にした文書の作成を求めることが重要な配慮のひとつです。

就労定着支援での報連相スキルのサポート

就労定着支援サービスを活用している場合は担当者に報連相への困難さを相談することで職場との調整のサポートを受けることができます。

就労移行支援事業所では報連相スキルのトレーニングプログラムが提供されていることがあります。

ロールプレイを通じた報連相の練習が実際の職場での報連相への自信につながります。

消えてしまいたいという気持ちが浮かぶ場合は緊急のサインです。すぐに医療機関または相談窓口に連絡してください。よりそいホットライン（0120-279-338）は二十四時間無料で相談できます。今すぐ電話してください。

まとめ

障がいがある方の報連相への困難さを改善するためのツールとしてビジネスチャットツール、音声入力ツール、タスク管理ツール、テンプレート、リマインダーとアラームの活用が重要です。

報連相の内容をまとめるための工夫として5W1Hでの整理、結論から先に伝えること、短く簡潔にまとめることが重要です。職場への配慮としてテキストでの報連相への切り替え、チャットツールの導入、報連相の基準の明確化を合理的配慮として求めることができます。

消えてしまいたいという気持ちが浮かぶ場合はすぐに専門家に相談してください。

報連相への困難さへの対処は一人で抱え込まず就労定着支援機関のサポートを積極的に活用しながら自分の特性に合ったツールを見つけていってください。

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